Досье на специалиста

Введение

Создание и ведение досье на специалистов заложено в одном из подходов “Умного аутстаффинга”. Данная процедура помогает решить множество проблем и помогает оптимизировать работу всей компании. В компаниях, где весь бизнес строится на специалистах, очень важно знать всё об этих специалистах. Вести и отвечать за досье должны несколько специалистов, обычно это HR и CTO, при этом доступ к досье имеют еще несколько специалистов, например рекрутеры.

Ведение досье на каждого специалиста очень сложно переоценить и жизненно необходимо для компании, поэтому остается всё меньше компаний, которые пренебрегают данным подходом.

Какие данные хранить

Досье специалиста разбито на следующие разделы:

1. Основная информация
ФИО, контакты, и т.п

2. Сведения об образовании
В данный раздел входят сведения об образовании, переподготовке, прохождении курсов. Также отдельно фиксируется успеваемость. Также необходимо фиксировать прохождение и проведение митапов, написание статей и выступление на конференциях.

3. Корпоративная жизнь
В данной разделе отмечаются общественно важные качества специалиста, которые подчеркивают работу в команде, лидерство, ответственность. HR должен вести этот раздел на постоянной основе на каждого специалиста.

4. Технический раздел
Хоть данный раздел и находится в конце, он является самым важным. Ответственным лицам необходимо структурировать знания специалистов и максимально подробно описать опыт. Это внутренний документ, поэтому в данным разделе можно писать о провалах и неудачах на проектах, а также путях решения сложившихся ситуаций.

СКАЧАТЬ ЭТАЛОННОЕ ДОСЬЕ

Где и как хранить

Инструментов для хранения досье не так уж много. Можно использовать стандартный Google Doc, но это очень посредственный вариант, так как невозможно обеспечить должный уровень безопасности. Также Google Doc затруднительно использовать при штате более 15 человек.

Самый распространенный вариант системы для хранения досье - это Битрикс24, его очень легко настроить под свои требования и организовать хранилище данных.

Если позволяют средства и возможности, то можно рассмотреть вариант разработки обособленной системы по хранению досье. В идеале, данная система не должна быть связана с другими системами компании, и доступ к ней должен быть строго ограничен.

Доступ и безопасность данным

Хранение таких структурированных данных требует особого внимание к конфиденциальности, так как утечка этих данных может сильно отразиться на репутации компании.

Рекомендуем обеспечить отдельное облачное хранилище, которые будет полностью изолировано. Ключи доступа должны быть только у нескольких людей. Обеспечьте логирование доступа и действий на сервере и в системе. Вход в систему желательно реализовать с помощью двухфакторной авторизации.